Zusammenarbeit im Unternehmen & über das Internet: So steigen Effizienz & Produktivität mit Microsoft SharePoint

Mit dem umfangreichen Paket an Lösungen kann Microsoft SharePoint Mitarbeiter über Unternehmensgrenzen hinaus vernetzen und so den Workflow erheblich erleichtern. Das führ zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz. Hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Mit Microsoft SharePoint ist es möglich, dass z. B. die bekannten Programme aus der Office-Familie (etwa Word oder Excel) perfekt mit dem Unternehmensserver zusammenarbeiten. Auf diese Weise erhöht sich die Produktivität und etwaige Probleme durch komplizierte, manuelle Abgleichungsmassnahmen entfallen.

Gerade bei einer Zusammenarbeit über die klassischen Unternehmensgrenzen hinaus (also etwa in einem internationalen Umfeld) bietet sich eine praktische Lösung wie SharePoint an, denn so können Dateien bzw. ganze Datenbestände einfach für alle zugänglich gemacht werden und man ist als Mitarbeiter laufend auf dem neuesten Stand.

Grundsätzlich sollte man sich vor Augen halten, dass Microsoft SharePoint mehr als ein verbindendes Programm oder eine Benutzeroberfläche ist, sondern eine umfangreiche Plattform darstellt. Man hat hier keine Lösung für ein gewisses Problem vor sich, sondern ein Allzweckwerkzeug für nahezu jede Situation.

Hier kommen völlig unterschiedliche Technologien zum Einsatz, die unter dem Begriff SharePoint zusammengefasst sind. Darum ist es auch nicht einfach, die einzelnen Features genau auf den Punkt zu bringen oder die Funktionsweise in einem Satz auszudrücken.

Ähnlich wie bei dem Paket Microsoft Office lernt man als User bzw. Adminstrator nicht ein Gesamtpaket kennen, sondern nutzt genau jenen Bereich, den man selbst für den jeweiligen Einsatzzweck benötigt.

Gemeinsames Arbeiten im Mittelpunkt
Die Grundlage für die Zurverfügungstellung an die einzelnen Benutzer in einem Unternehmen ist die Tatsache, dass SharePoint auf dem Hauptserver installiert sein muss. Es gibt also kein Programm im klassischen Sinn, das auf jedem einzelnen Rechner vorhanden sein muss. Vielmehr erfolgt der Zugang über die zentrale Netzwerkarchitektur der Firma.

Der spätere User hat dann die Funktionalität beispielsweise in Word oder über den Internet Explorer immer in Reichweite, egal ob er als Innendienstmitarbeiter tätig ist oder sich über ein Notebook vom anderen Ende der Welt einloggt.

Gestaltung von Internetsites für Mitarbeiter und Kunden
Sehr praktisch ist bei Microsoft SharePoint die Tatsache, dass mit wenigen Mausklicks umfangreiche Websites erstellt werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Internetpräsenzen nur für die eigene Verwendung gedacht sind oder als Visitenkarte im WWW ein ganzes Unternehmen verkörpern sollen. Übrigens sind diese Websites dazu gedacht, nicht nur passiv – wie dies generell im Web der Fall ist – zu lesen oder zu konsumieren, vielmehr steht hier die Mitarbeit im Mittelpunkt. Ähnlich einem Wiki lassen sich die einzelnen Beiträge bearbeiten und so entsteht eine wirklich interaktive Plattform.

Genau hier greift die grundsätzliche Funktionalität von SharePoint, denn das gemeinsame Lösen von Aufgaben – vom zusammen erstellten Dokument oder dem führen eines unternehmensweiten Kalenders – reicht die umfangreiche Palette an Möglichkeiten. Auch umfangreiche Sammlungen von Dateien wie Fotos oder Videos lassen sich auf diese Weise komfortabel managen.

Während man früher kompliziert Daten an die einzelnen User (z. B. per Mail) übertragen musste, stellt man einfach die gewünschten Files ins Netzwerk und automatisch stehen diese jedem zur Verfügung. Klarerweise kann man genau bestimmen, wer darauf zugreifen darf. Um hier die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, wurde auch auf eine umfangreiche Suchmaschine nicht vergessen, denn die Zahl an Dokumente kann leicht explodieren, wenn das System erst auf Hochtouren läuft.

Auswertung der gespeicherten Informationen per Mausklick
Die schönste Sammlung an Unternehmensdaten wäre nutzlos, wenn man die vorhandenen Informationen nicht effizient auswerten könnte. Genau tritt SharePoint ebenfalls auf den Plan: So lassen sich umfangreiche Diagramme oder sonstige Darstellungen für das Unternehmen generieren. Durch die Gestaltungsmöglichkeiten innerhalb der Plattform kann man zudem – ganz ohne Programmierkenntnisse – neue Features und genau abgestimmte Workflows definieren.

Unser Tipp: Wenn Sie nun auf den Geschmack gekommen sind, SharePoint auch in Ihrem Netzwerk zu verwenden, so beschäftigen Sie sich doch am besten zunächst mit der passenden Fachliteratur und den verschiedenen Trainingsmedien, die beispielsweise bei Amazon.de & .at erhältlich sind. (pressemeldungen.at-Redaktion)

Weitere Informationen über SharePoint in diesem YouTube-Video von Microsoft: